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Dieses Interview habe ich mit AVANTGARDE Experts geführt. Den Originaltext finden Sie auf: www.avantgarde-experts.de/magazin/professionell-kuendigen

Unzufriedenheit am Arbeitsplatz, ein spannendes Jobangebot oder der Umzug in eine neue Stadt aus privaten Gründen: Für Kündigungswünsche gibt es die verschiedensten Anlässe und Motivationen. Jedoch gilt in jedem Fall: Der Kündigungswunsch sollte professionell und souverän kommuniziert werden, allein schon zugunsten Deiner eigenen Karriere. Wie Du sinnvoll vorgehst und was Du unbedingt beachten solltest, erläutert Kommunikationsprofi und Jobcoach Dr. Inge Pröll im Interview. 

Sich für eine Kündigung zu entscheiden, ist ein großer Schritt und sollte nicht nur wohlüberlegt sein, sondern auch gut geplant werden. Wie Du am besten vorgehst und welche Schritte sinnvoll sind, erläutert Frau Dr. Pröll.

AVANTGARDE Experts: Frau Dr. Pröll, als Jobcoach gehören Kommunikationstraining und Konfliktprävention zu Ihren Kernkompetenzen. Was ist Ihrer Einschätzung nach der wichtigste Aspekt, den ein Arbeitnehmer vor seiner Kündigung beachten sollte?

Dr. Inge Pröll: Das Wichtigste vor der Kündigung ist, dass Sie sich wirklich sicher sein sollten. Spontan aus einer diffusen Unzufriedenheit heraus zu kündigen, ist grundfalsch. Ebenso wie zu kündigen, um bessere Konditionen (Gehalte, Arbeitsbedingungen etc.) zu erreichen. Das hat immer einen negativen Beigeschmack.

Warum ist ein geplantes Vorgehen bei der Kündigung sinnvoll?

Dr. Inge Pröll: Die Auflösung eines Arbeitsvertrages ist eine ernste Sache – für Sie und für den Arbeitgeber. Ziel sollte immer eine Trennung in gutem Einvernehmen sein. Schließlich möchten Sie ein gutes Zeugnis und benötigen eventuell auch in Zukunft einmal Referenzen von Ihrem jetzigen Arbeitgeber. Ein geplantes Vorgehen ist auch deshalb wichtig, damit Sie mögliche Reaktionen antizipieren, um darauf vorbereitet zu sein und entsprechend reagieren zu können. Es geht darum, eine Kündigung seriös und mit Rücksicht auf den Arbeitgeber abzuwickeln.

Womit sollte ich mich vor dem Kündigungsgespräch befassen?

Dr. Inge Pröll: Sie sollten Ihre Gründe für die Kündigung klar artikulieren und zwar so, dass sie nachvollziehbar und nicht widerlegbar sind. Wenn Sie zum Beispiel anführen, dass Sie sich nicht wertgeschätzt fühlen und der Arbeitgeber das widerlegen kann, ist das ungünstig. Wichtig ist auch, dass Sie eine klare Trennung zwischen persönlichen Gründen (Ich ziehe zu meiner Freundin in eine andere Stadt.) und solchen, die unmittelbar mit dem Job zusammenhängen (Ich sehe keine Weiterentwicklungsmöglichkeiten für mich.) ziehen.

Wie wähle ich den richtigen Zeitpunkt für eine Kündigung?

Dr. Inge Pröll: Da gilt es natürlich zu allererst die vertraglich festgelegten Kündigungsfristen zu beachten. Wichtig: Nicht zur Unzeit kündigen. Wenn Sie also drei Monate Kündigungsfrist zum Quartalsende haben, also zum Beispiel Juni, sollten Sie nicht schon Anfang Mai kündigen, sondern Mitte Juni. Die Zeit nach einer Kündigung kann sich nämlich schwierig gestalten. Deshalb sollte man sie so kurz wie möglich halten. Außerdem sollte man sich bewusst machen, welche Folgen die Kündigung für ein Team hat und überlegen, wie man aktiv Probleme vermeiden kann.

Der Gedanke an das Gespräch mit dem Chef belastet die einen und erleichtert die anderen. Unabhängig von der eigenen Gefühlslage sollte man den eigenen Kündigungswunsch professionell kommunizieren. Schwierig gestaltet sich das vor allem, wenn ehrliche Kritik gefragt ist.

AVANTGARDE Experts: Das Gespräch mit dem Vorgesetzten zu beginnen, kann schwierig sein. Ist es sinnvoll, vorab einen Einstieg festzulegen?

Dr. Inge Pröll: Das kann natürlich von Fall zu Fall unterschiedlich sein. Prinzipiell würde ich mir einen Einstieg überlegen. Das gibt Sicherheit im Gespräch. Auch würde ich neben der schriftlichen Kündigung einen Spickzettel mit den Punkten mitnehmen, die man ansprechen will. Natürlich kann man am Anfang eines Gesprächs, beziehungsweise beim Betreten des Raumes, einige belanglose Worte wechseln. Aber man sollte schnell zum Kern des Gespräches kommen. Einstiegssätze wären zum Beispiel:

• „Ich habe nun lange mit mir gerungen, mich aber letztlich entschlossen, beruflich neue/andere Wege zu gehen. Ich möchte kündigen.“
• „Herr/Frau … ich arbeite in Ihrer Abteilung/Unternehmen nun seit einigen Jahren. In der Zeit habe ich ungeheuer viel gelernt. Doch nun ist es für mich an der Zeit, dass ich bei einer anderen Firma weitere Erfahrungen sammle.“
• „Herr/Frau … es fällt mir nicht leicht, dieses Gespräch zu führen, gerade weil ich mich in diesem Unternehmen immer sehr wohl gefühlt habe.“

Wie ehrlich sollte man in dem Gespräch sein?

Dr. Inge Pröll: Seien Sie so ehrlich und authentisch wie möglich, aber nicht verletzend. Vorsicht gilt bei persönlicher Kritik an Kollegen oder Vorgesetzten. Besteht jedoch eigene Unzufriedenheit, kann man die durchaus ehrlich darlegen und sollte sie sachlich begründen. Bitte nicht nachtreten!

Gibt es für das Gespräch generell rechtliche Grundlagen, die zu beachten sind?

Dr. Inge Pröll: Dazu muss man den jeweiligen Vertrag genau ansehen. Im Zweifelsfall sollte man sich rechtlichen Rat holen. Grundsätzlich gilt: Die Kündigung muss schriftlich erfolgen und muss unterschrieben sein. Eine Angabe von Gründen ist nicht verpflichtend. In jedem Fall sollte im Kündigungsschreiben stehen, dass Sie ordentlich und fristgerecht kündigen.

Haben Sie Tipps, welche Haltung oder Körpersprache sinnvoll ist, um eine neutrale Atmosphäre zu erzeugen?

Dr. Inge Pröll: Das Gespräch sollte ruhig, sachlich, zugewandt und wertschätzend geführt werden. Bitte keine unangemessenen Vertraulichkeiten. Was Körpersprache und Haltung angeht, hängt das beste Verhalten natürlich auch damit zusammen, welches Verhältnis man zu seinem/seiner Vorgesetzten hat und welche Spielregeln im Unternehmen gelten. Manche sind formaler, andere legerer. Die Körpersprache sollte Ihre Haltung widerspiegeln. Also lümmeln Sie nicht auf dem Stuhl, sondern setzen Sie sich aufrecht hin und zeigen Sie, dass Sie konzentriert sind. Eine Kündigung ist etwas Ernstes.

Es kommt auch vor, dass Vorgesetzte schlecht auf eine Kündigung reagieren. Wie geht man mit solchen Situationen um?

Bleiben Sie unbedingt sachlich und lassen Sie sich nicht provozieren. Behalten Sie einen ernsten, konzentrierten Gesichtsausdruck und erwidern Sie mit Ruhe: „Herr/Frau … ich habe um diesen Termin gebeten, weil ich Ihnen mitteilen will, dass ich kündige. Wenn Sie es wünschen, lege ich Ihnen gerne meine Gründe dar.“ Dieser Satz kann kommen, muss aber nicht. Meiner Erfahrung nach lassen Chefs Kündigungsgespräche jedoch selten eskalieren.

Manchmal möchte man einfach etwas Neues ausprobieren oder man zieht beispielsweise aus privaten Gründen in eine andere Stadt, weiß aber noch nicht, ob es dauerhaft ist. Gibt es Möglichkeiten so zu kündigen, dass eine potenzielle Rückkehr in der Zukunft nicht ausgeschlossen ist?

Dr. Inge Pröll: Natürlich, die gibt es immer, wenn das Verhältnis zum Arbeitgeber ungetrübt ist. Man kann diese Gründe offen und klar darlegen und ein vertrauensvolles Gespräch führen. Dabei muss die Begründung gut überlegt sein. Grundsätzlich gilt: Unternehmen halten die Türen für gute Mitarbeiter/innen immer offen.

Wie beende ich ein Kündigungsgespräch souverän und professionell?

Dr. Inge Pröll: Ich übergebe die schriftliche Kündigung und bedanke mich für das Gespräch und die Zusammenarbeit. Ist das Verhältnis zum Gesprächspartner gut, kann man auch noch einige persönliche Worte anfügen, zum Beispiel „Ich habe viel von Ihnen gelernt“ oder ähnliches. Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch noch, dass man bespricht, wie und wann die Kündigung kommuniziert werden soll – sowohl intern als auch extern. Es empfiehlt sich, auf die Wünsche des Arbeitgebers einzugehen. Wie gesagt, man trifft sich immer zwei Mal im Leben. Deshalb sollten Sie in guter Erinnerung bleiben.

Nach dem Gespräch mit dem Vorgesetzten gibt es noch einiges, worum Du Dich kümmern solltest, um Dein Ausscheiden aus dem Unternehmen ordentlich durchzuführen. Dazu gehört eine umfassende Übergabe an Deinen Nachfolger und der Abschied von Deinen Kollegen.

AVANTGARDE Experts: Wie informiere ich meine Kollegen von meiner Kündigung?

Dr. Inge Pröll: Das sollten Sie mit Ihrem/Ihrer Vorgesetzten besprochen haben. Ob Sie es dem Team bei einem Treffen mitteilen oder jedem einzeln, als Rundmail oder als Aushang, bleibt Ihnen überlassen.

Worum sollte ich mich nach einem Kündigungsgespräch kümmern?

Dr. Inge Pröll: Bereiten Sie alles so vor, dass die Übergabe an Ihren Nachfolger oder an Kollegen möglichst reibungslos vonstattengeht. Überprüfen Sie, ob Sie alle Vorgänge umfassend dokumentiert haben und bringen Sie alle laufenden Projekte auf den aktuellen Stand. Eine Liste mit allen wichtigen Vorgängen und To-dos kann hilfreich sein.

Wie verabschiede ich mich angemessen von meinen Kollegen und hinterlasse dabei einen möglichst guten Eindruck im Unternehmen?

Dr. Inge Pröll: Wenn Sie alles gut vorbereitet haben und der Übergang problemlos verläuft, hinterlassen Sie einen guten Eindruck. Laden Sie Ihre Kollegen, Mitarbeiter und eventuell Chefs an Ihrem letzten Arbeitstag zu einem kleinen Umtrunk ein. Das ist ein Zeichen der Wertschätzung, des Respekts und eventuell freundschaftlicher Verbundenheit. Bedanken Sie sich für die gute Zusammenarbeit und die Unterstützung. Wenn Sie mögen, können Sie auch kleine Anekdoten aus Ihrer gemeinsamen Zeit anbringen. Das lockert die Stimmung auf und sorgt für einen guten Abschied. Aber bitte niemanden bloßstellen.

Wir bedanken uns bei Frau Dr. Pröll für das aufschlussreiche Interview! In der folgenden Checkliste haben wir die wichtigsten Schritte für das Durchführen einer Kündigung zusammengefasst: Dort findest Du alles, was es zu beachten gilt.

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